Je kiest de bestemming
Bij ‘Naar mijn eigen e-mailadres’ vragen we je advocaat rechtstreeks aan jou te mailen. Wij ontvangen of bewaren die dossierbestanden dan niet. Bij ‘Digitaal in Mijn Strafdossier’ ontvang je de stukken via ons platform. Je geeft apart toestemming voor de gekozen aanvraag.
Gegevens voor je aanvraag
We verwerken je naam, bevestigde e-mailadres, het mailadres van je advocaat, de gekozen bestemming, je toestemming en de status van de aanvraag. Je advocaat ziet je naam, e-mailadres en toestemming nadat hij zijn mailbox met een OTP-code heeft bevestigd. Die code bevestigt de mailbox, niet de juridische identiteit of bevoegdheid van de aanvrager.
Documenten digitaal inzien
Geüploade stukken worden in private AWS-opslag in een EU-regio bewaard. Alleen je eigen bevestigde cliëntsessie kan de ontvangen stukken ophalen. Bestanden blijven geblokkeerd zolang de malwarecontrole ontbreekt, mislukt of een probleem meldt. Een geslaagde scan is geen garantie dat ieder risico is uitgesloten. Het dossier gaat niet naar een AI-dienst en wordt niet gebruikt voor marketing.
Bewaren en intrekken
De advocaatuitnodiging vervalt na 7 dagen. Aanvragen en geüploade documenten verlopen uiterlijk 90 dagen na je aanvraag. Met ‘Intrekken en verwijderen’ blokkeer je de uitnodiging en dossierinzage meteen; de opgeslagen versies worden tijdens de periodieke opruiming verwijderd. Technische auditgegevens zonder dossierinhoud worden maximaal 180 dagen bewaard. Je kunt een reeds naar jou gemailde kopie niet via ons verwijderen.
Verantwoordelijke en contact
Van der Spoel Development is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens bij Mijn Strafdossier.
Voor privacyvragen en verzoeken over inzage, correctie, intrekking of verwijdering kun je mailen naar info@vanderspoeldevelopment.com.
Waarom mogen wij deze gegevens verwerken?
Voor je verzoek en de noodzakelijke persoonsgegevens gebruiken we je specifieke toestemming. Voor je eigen strafrechtelijke gegevens en noodzakelijke eigen bijzondere persoonsgegevens vragen we uitdrukkelijke toestemming (artikel 6 lid 1 onder a en artikel 9 lid 2 onder a AVG; artikel 10 AVG met artikel 32 onder a UAVG). Dit geeft geen toestemming voor alle gegevens van andere personen. Je advocaat moet de noodzakelijkheid en toelaatbaarheid van de verstrekking afzonderlijk beoordelen en onnodige of niet-toegestane gegevens verwijderen. Deze dienst geeft je eigen dossierinzage; wij gebruiken de stukken niet voor marketing, AI-analyse of inhoudelijke beoordeling van je zaak.
Waar vindt verwerking plaats?
De dossieromgeving, de versleutelde serverdisk en de private documentopslag staan in Ierland, AWS-regio eu-west-1. Onze bestaande e-mailvoorziening en het Jurismedia-beheeroverzicht draaien in de Verenigde Staten. Via e-mail versturen we alleen toegangscodes en uitnodigingen, geen dossierbijlagen. Bevoegde beheerders zien naam, e-mailadres, advocaatadres, bestemming en aanvraagstatus; het dashboard opent geen dossierbestanden.
Voor AWS gelden het verwerkersaddendum en de daarin opgenomen doorgiftewaarborgen. Europese opslag betekent niet dat alle ondersteunende verwerking uitsluitend in de EU plaatsvindt. De concrete inrichting lees je op Veiligheid & opslag.
Gegevens van anderen in je dossier
Een strafdossier kan ook informatie over andere personen bevatten. Jouw toestemming geldt niet automatisch voor hun gegevens. Daarom moet je advocaat vóór verstrekking de noodzakelijkheid en toelaatbaarheid beoordelen en onnodige of niet-toegestane gegevens verwijderen. Gebruik de dienst uitsluitend voor je eigen dossieraanvraag en inzage; laat geen documenten uploaden waarvoor die toets niet is uitgevoerd. BSN’s en kopieën van identiteitsbewijzen horen niet in deze opslag; vraag je advocaat die vóór de upload te verwijderen.
Je privacyrechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, beperking van verwerking, verwijdering en, waar van toepassing, overdracht van je gegevens. Je kunt je toestemming voor een aanvraag intrekken, zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking ongedaan maakt. We reageren in beginsel binnen één maand. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zonder de gevraagde contactgegevens en toestemming kunnen we de aanvraag niet uitvoeren; je kunt je dossier ook rechtstreeks bij je advocaat opvragen. Er vindt geen geautomatiseerde beoordeling of profilering van je zaak plaats. Je advocaat beheert zijn eigen dossier en beoordeelt zelf welke stukken hij met je kan delen.